Pokud jste někdy zkusili poslat PDF a dostali zpět hlášku, že příloha je příliš velká, nejste sami. Komprese PDF pro e-mail patří mezi nejčastější úkoly při práci s dokumenty. Většina e-mailových služeb má přísné limity — Gmail povoluje přílohy do 25 MB, Outlook do 20 MB a řada firemních serverů nastavuje limit až na 10 MB.
Proč jsou PDF soubory tak velké
Velikost PDF určují především vložené obrázky. Dokument s několika fotografiemi ve vysokém rozlišení nebo naskenovanými stránkami může snadno dosáhnout 30–50 MB, i když má jen pár stránek. Dalšími faktory jsou vložená písma (zejména pokud je zahrnuta každá varianta fontu), formulářová pole, anotace a metadata. Čistě textová PDF jsou naopak obvykle malá — 100stránkový textový dokument může mít méně než 1 MB.
Automatická vs. ruční komprese
Nástroj Komprese PDF nabízí dva přístupy. Automatický režim analyzuje váš dokument a použije nejlepší poměr mezi velikostí souboru a vizuální kvalitou. Funguje dobře pro většinu dokumentů a je nejjednodušší — stačí nahrát soubor a stáhnout výsledek.
Ruční režim vám umožní nastavit cílovou velikost souboru v megabajtech. To se hodí, když znáte přesný limit. Například pokud váš e-mailový server povoluje přílohy do 20 MB, můžete nastavit cíl na 18 MB s malou rezervou. Nástroj se pokusí dosáhnout cílové velikosti při zachování co nejvyšší kvality.
Dokumenty s obrázky vs. čistě textové
Komprese funguje nejlépe u PDF plných obrázků — naskenované dokumenty, fotoalba, prezentace s vloženými snímky. Tyto soubory obvykle dosáhnou zmenšení o 50–80 %. Nástroj přepočítá a znovu zkomprimuje vložené obrázky, což je hlavní zdroj úspory místa.
Čistě textová nebo vektorová PDF mají mnohem menší prostor pro kompresi. Pokud je vaše PDF už malé a obsahuje převážně text, komprese ho může zmenšit jen o 5–15 %. V takovém případě zvažte, zda kompresi vůbec potřebujete, nebo zda soubor již splňuje limit vaší e-mailové služby.
Tipy pro maximální zmenšení
- Odstraňte nepotřebné stránky ještě před kompresí. Použijte nástroj Rozdělení PDF a vytáhněte jen ty stránky, které příjemce potřebuje.
- Použijte ruční režim, když automatický režim soubor nezmenší dostatečně. Nastavení konkrétního cíle dá kompresoru jasný úkol.
- Dávková komprese — zpracujte více souborů najednou, pokud posíláte několik příloh. Nástroj podporuje dávkový režim.
- Zkontrolujte výsledek před odesláním. Nástroj zobrazí náhled, abyste si ověřili, že text je čitelný a obrázky vypadají přijatelně.
Když komprese nestačí
Pokud je vaše PDF extrémně velké (přes 100 MB) nebo obsahuje obrázky ve vysokém rozlišení (lékařské snímky, technické výkresy), samotná komprese nemusí soubor dostat pod 10 MB bez nepřijatelné ztráty kvality. V takových případech zvažte rozdělení dokumentu na menší části pomocí nástroje Rozdělení a odeslání ve více e-mailech, nebo použijte službu pro sdílení souborů.
Poznámka k soukromí
Vaše soubory jsou zpracovány na serveru a automaticky smazány do 15 minut. Nic se neukládá, neindexuje ani nesdílí. Důvěrné dokumenty můžete komprimovat bez obav o uchovávání dat.